Tietosuojaseloste

Invilla Yhtiöt Oy

Y-tunnus: 1553893-8

Osoite: Kolmenkulmantie 6, 33470 Ylöjärvi

Puhelin: +358 40 518 2666

Sähköposti: asiakaspalvelu@invilla.fi

Tietosuojaa ja henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa voit ottaa yhteyttä:

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin ennalta määriteltyihin tarkoituksiin:

• Sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6 art. 1b): Kiinteistöhuoltosopimusten, raskaan kaluston ja koneiden vuokrauksen, toimitilavuokrauksen sekä edustus- ja lomakohteiden (kuten Ylläksen Kolme Ässää) varausten käsittely, toimitus, hallinta ja laskutus.
• Oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1f): Yhteydenotto- ja tarjouspyyntöihin vastaaminen, asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito, asiakasviestintä sekä verkkopalvelun toimivuuden ja tietoturvan kehittäminen.
• Lakisääteinen velvoite (GDPR 6 art. 1c): Kirjanpito- ja verolainsäädännön edellyttämien tosite- ja laskutustietojen säilyttäminen.

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoryhmiä:

• Perustiedot: Etu- ja sukunimi, yrityksen tai organisaation nimi, Y-tunnus, asema tai tehtävänimike.
• Yhteystiedot: Sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, toimitus- ja laskutusosoite.
• Sopimus- ja tilaustiedot: Tilatut palvelut, kalustovuokrauksen kesto, toimitilakohteet, majoitusvarausviikot ja henkilömäärä, laskutus- ja maksutiedot sekä asiakkaan antamat lisätiedot.
• Viestintä: Tarjouspyyntö- ja yhteydenottolomakkeiden kautta lähetetyt viestit sekä sähköpostikirjeenvaihto.
• Verkkosivuston tekniset tiedot: IP-osoite, selaintiedot ja välttämättömät evästeet verkkosivuston toiminnan ja turvallisuuden varmistamiseksi.

Tiedot kerätään pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään:

• Verkkosivuston yhteydenotto- ja tarjouspyyntölomakkeilla
• Ylläksen Kolme Ässää -varauskalenterin kautta
• Puhelimitse, sähköpostitse tai tapaamisissa
• Sopimuksen solmimisen ja asiakassuhteen kuluessa

Henkilötietoja ei myydä, vuokrata eikä luovuteta kolmansille osapuolille suoramarkkinointitarkoituksiin.

Tietoja voidaan luovuttaa luotettaville yhteistyökumppaneille ja palveluntarjoajille (kuten taloushallinto- ja tilitoimistopalvelut, IT-infrastruktuuri ja verkkopalvelimet) vain siinä laajuudessa kuin se on palvelujen tuottamiseksi välttämätöntä. Kaikkien tietojen käsittelijöiden kanssa on solmittu GDPR:n mukaiset tietojenkäsittelysopimukset (DPA).

Henkilötietoja säilytetään ensisijaisesti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) sisällä. Mikäli teknisiä tietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, varmistetaan aina riittävä tietosuojan taso (esim. EU-komission mallisopimuslausekkeet).

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden käyttötarkoituksen täyttämiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi:

• Asiakas- ja sopimustiedot säilytetään sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellisen takuuajan verran sen jälkeen.
• Kirjanpitoaineisto ja laskut säilytetään Suomen kirjanpitolain (1336/1997) mukaisesti vähintään kuusi (6) vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy.
• Tarjouspyynnöt ja yhteydenotot, jotka eivät johda sopimukseen, poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa asian käsittelyn päätyttyä.

Rekisteröidyllä on GDPR:n mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa liittyen:

• Tarkastusoikeus (15 art.): Oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja oikeus tarkastaa käsiteltävät tiedot.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen (16 art.): Oikeus vaatia virheellisten, vanhentuneiden tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• Oikeus tietojen poistamiseen (17 art.): Oikeus pyytää tietojensa poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi"), mikäli käsittelylle ei ole lakisääteistä perustetta (kuten kirjanpitoa).
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 art.) ja vastustamiseen (21 art.): Oikeus tietyissä tilanteissa vaatia käsittelyn rajoittamista tai vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, puh. 029 566 6700, tietosuoja@om.fi, www.tietosuoja.fi.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@invilla.fi.